Behandling av personuppgifter

När du söker bostad hos Doroteahus, hyr eller har hyrt lägenhet/p-plats/garage/carport av oss, har borgensförbindelse eller liknande typ av avtal med oss eller är en samarbetspartner – behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR, General Data Protection Regulation, 2016/679).

Personuppgiftsansvarig, det vill säga ansvarig för alla behandlingar av personuppgifter som utförs, är Doroteahus i Dorotea AB, Storgatan 42, 917 81 Dorotea, org nr 556499-5115.

Dataskyddsförordningen är till för att skydda dig så att din personliga integritet inte kränks genom att dina personuppgifter används på fel sätt. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det, om vi har ett avtal eller om det finns ett rättsligt stöd.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara direkta uppgifter som namn, adress, e-postadress, personnummer eller telefonnummer. Men det kan också vara indirekta uppgifter som lägenhetsnummer och IP-adress.

Bostadssökande eller hyresgäst

När behandlas mina personuppgifter?

Hos Doroteahus registreras dina personuppgifter när du registrerar dig som sökande på vår hemsida via Mina Sidor, när du får ett lägenhetserbjudande samt när du skriver ett avtal på lägenhet/parkeringsplats/garage/carport. Detsamma gäller om du skriver under borgensförbindelse eller liknande avtal för hyresgästs räkning. Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att leverera tjänster, skicka fakturor och information samt i övrigt kunna fullfölja vårt ansvar som avtalspart.

När du står som sökande samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. För att säkerställa att din plats i kön, måste du uppdatera dina uppgifter minst en gång per år, annars tas uppgifterna bort.

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi tex uppgifter om din ekonomi, din anställning, hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar samt ev. uppgifter om förvaltare/god man. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer kommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, tex betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år. Om du skickar e-post eller brev till Doroteahus, kan vi behöva spara och lagra handlingen i våra arkiv.

Samarbetspartners

Vem omfattas?

Dataskyddslagstiftningen är inte tillämplig om informationen avser en grupp av individer eller en organisation. Juridiska personer (till exempel aktiebolag) omfattas inte av definitionen av personuppgifter. Däremot en enskild firma/enskild näringsidkare likställs med en fysisk person och omfattas därmed. Observera också att det inte bara är privatpersoner som omfattas av lagstiftningen utan även personer i deras roll som till exempel näringsidkare, kontaktpersoner för ett företag eller yrkesutövare.

Hur fungerar det rent praktiskt?

Representerar du ett företag (leverantör/ entreprenör) när vi inleder ett samarbete behöver vi behandla ett flertal uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. namn, kontaktuppgifter och annat som underlättar eller reglerar vårt samarbete genom avtal. Om ditt företag är en enskild firma kan det vara svårt att dra gränsen mellan personuppgifter och de uppgifter som är kopplade till bolaget.

Om det är nödvändigt för vårt samarbete frågar vi efter referenser, uppgifter om din ekonomi eller om din anställning. Det kan innebära att vi gör kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg eller uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk t.ex. under en garantitid. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla i kontakterna med en underentreprenör eller annan samarbetspartner när det är nödvändigt för att få projektet/ entreprenaden att fortlöpa som planerat. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Registerutdrag eller begäran om rättelse

Du har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, få besked om vilka personuppgifter som finns om dig. Begäran ska göras skriftligen, vara undertecknad av dig, samt innehålla ditt namn och personnummer. Du kan även begära rättelse av personuppgifter. Begäran om personuppgifter eller rättelse skickas till Doroteahus i Dorotea AB, Storgatan 42, 917 81 Dorotea eller via e-post: info@doroteahus.se. Uppgifterna lämnas bara ut mot uppvisande av giltig legitimation.